Виртуальный менеджер по закупкам SCM: Управление заказами поставщикам

Вы можете использовать сервис Task2B.ru и как онлайн программу Таск менеджера (ToDo List,управление задачами), и как online web Help Desk (Service Desk), и как Project Manager (управление проектами), и как онлайн систему электронного документооборота (СЭД, ECM). Рассмотрим еще одно из возможных бесплатных применений сайта (до 10 пользователей) Task2B.ru – Автоматизация бизнес-кейса «SCM: Управление заказами поставщикам»

Бизнес-кейс «SCM: Управление заказами поставщикам»

В компании «Быт и Дом» работают 10 менеджеров по закупке. Все менеджеры работают в программе 1С:Предприятие 8. Управление торговлей.

Заказы поставщикам отправляются по электронной почте, проходят согласование с контрагентом (наличие товара, дебиторская задолженность и т.п.).

После согласования заказа отдел закупок планирует маршрут доставки товара до склада, планирует ресурсы склада.

Одним из примеров очередности состояний заказа поставщику, например, по импорту бытовой техники, является:

1.       Оформление заказа поставщику

2.       Согласование заказа с поставщиком

3.       Оплата поставщику

4.       Погрузка заказа

5.       Погрузка в транзитную машину

6.       Порт отправления

7.       Порт транзита/граница

8.       Таможенный терминал

9.       Досмотр таможенный

10. Прибытие на склад

11. Разгрузка на складе

У каждого состояния есть различные признаки, например, Порт отправления Сингапур.

Основными задачами по управлению заказами поставщикам являются:

• Информирование всех участников процесса (склад, брокер, транспортная компания, поставщик, отдел продаж, отдел закупок) о статусе заказа и состоянии заказа:
  • Оформлен
  • Согласован
  • Оплачен
  • Отгружен
  • Доставляется (дополнительно детализируется по состояниям заказа: Порт отправления, …)
  • Доставлен
  • Претензия по поставке (рассмотрена в отдельном бизнес-кейсе «Работа с претензиями»)
  • Отправлен возврат
  • Снят/отменен
  • Отложен

  • Завершен (получены все документы, нет претензий)

• Календарное планирование состояний и статусов заказа поставщику
• Согласование заказа, отправленного электронным способом, с поставщиком
• Передача электронных документов от поставщика нашей организации

• Повышение лояльности поставщиков

Task2B.ru позволяет решить вышеописанные задачи и основные проблемы, с которыми сталкивается организация при обычной (бумажной) схеме работы:

• Потеря информации о статусе и состоянии заказа
• Отсутствие календарного планирования состояний и статусов заказов
• Трудозатраты сотрудников компании на информирование всех участников процесса о статусе и состоянии заказа (текущем и плановом)

Решение с помощью Task2B.ru

Оформление заказа поставщику

С помощью сервиса Task2B.ru как Ваши сотрудники, так и Ваш поставщик могут регистрировать заказы и отслеживать их состояние (оплачен, ожидает оплаты и т.п.). Зарегистрированный заказ поставщику доступен для просмотра как Поставщику, так и Вашей организации.

Сотрудник отдела закупок создает задачу, например, «Заказ № 100 (быт. Техника)» в груп пе Вашей компании. В заказе описывается товар, количество и желаемый срок поставки. Менеджер Поставщика берет этот заказ в работу, уточняет параметры заказа (наличие товара и т.п.).

Такой способ регистрации позволяет сделать процесс оформления заказа поставщику прозрачным, выяснить неудовлетворенный спрос(особенно важно, когда Поставщик за заказанные объемы выплачивает бонусы).

Маршрут статусов и состояний Заказа Поставщику

Менеджер отдела закупок может составить необходимые задачи (оплата, заказ контейнера, и т.п.), которые требуется решить для поставки заказа на склад. Намеченный план будет доступен всем сотрудникам Вашей организации в реальном времени (онлайн) через Internet, что позволит грамотно планировать ресурсы компании (финансовые, человеческие).

               Поставленные задачи могут быть назначены ответственным исполнителям, например, оплата в финансовую службу. Факт выполнения поставленных задач будет также доступен всем сотрудникам компании.

Весь процесс маршрута заказа является электронным, поэтому вся полученная информация не может быть потеряна или искажена. Также Ваша компания получает календарное планирование состояний и статусов заказов поставщику, сокращение трудозатрат на информирование всех участников процесса о состоянии заказа.