Виртуальный менеджер по продажам CRM: Исходящие счета/Заказы

Вы можете использовать сервис Task2B.ru и как программу online Task Manager (менеджер задач/ToDo List), и как онлайн веб Хелп Деск (сервис деск), и как программу Project Manager (управление проектами), и как онлайн систему электронного документооборота (СЭД, ECM). Рассмотрим еще одно из возможных бесплатных применений сайта (до 10 пользователей) Task2B.ru - Автоматизация бизнес-кейса «CRM: Исходящие счета/Заказы»

Бизнес-кейс «CRM: Исходящие счета/заказы»

В компании «Быт и Дом» работают 10 менеджеров по продажам и 15 торговых представителей. Все менеджеры работают в программе 1С:Предприятие 8. Управление торговлей.

Источником заказов для менеджеров являются:

• Звонки по телефону (телемаркетинг, call-центр)
• Заказы по телефону, электронной почте от торговых представителей
• Электронная почта

Заказы, полученные по электронной почте, проходят согласование с покупателем (наличие товара, дебиторская задолженность и т.п.).

Часть заказов покупателей должна пройти утверждение руководителя отдела продаж (контроль дебиторской задолженности).

На заказы клиентов, которые отгружаются по предоплате, менеджер формирует печатную форму счета и передает ее офис-менеджеру для отправки клиенту. Заказ начинает комплектоваться только после поступления предоплаты.

Основными задачами по управлению исходящими счетами и заказами покупателей являются:

• Информирование покупателя, торговых представителей, менеджера о состоянии заказа
  • Оформлен
  • Товар зарезервирован
  • Счет отправлен
  • Оплачен
  • Утвержден руководителем
  • Передан в комплектацию
  • Скомплектован
  • Отгружен
  • Доставлен
  • Претензия по поставке (рассмотрена в отдельном бизнес-кейсе «Работа с претензиями»)
  • Принят возврат
  • Снят/отменен
  • Отложен

  • Завершен (получены все документы, нет претензий)

• Согласование заказа, полученного электронным способом, с покупателем
• Согласование заказа с руководителем отдела продаж
• Передача электронных документов покупателю
• Принятие/согласование электронных заказов от покупателей, торговых представителей

• Повышение лояльности покупателей

Task2B.ru позволяет решить вышеописанные задачи и основные проблемы, с которыми сталкивается организация при обычной (бумажной) схеме работы:

• Потеря заказов в процессе утверждения руководителем отдела продаж
• Потеря счетов в процессе отправки клиенту
• Трудозатраты сотрудников компании на информирование всех участников процесса о состоянии заказа

Решение с помощью Task2B.ru

Оформление заказа покупателя

С помощью сервиса Task2B.ru как Ваши сотрудники, так и Ваш покупатель могут регистрировать заказы и отслеживать их состояние (оплачен, ожидает оплаты и т.п.). Зарегистрированный заказ покупателя доступен для просмотра как Покупателю, так и Вашей организации.

Регистрация заказа покупателя менеджером компании

Заказ регистрируется в программе 1С: Предприятие 8. Управление торговлей. Информация о заказе передается на сайт Task2B.ru. Покупатель с помощью специального доступа может отслеживать состояние своего заказа.

Регистрация заказа покупателя на сайте Task2B.ru

Покупатель создает задачу, например, «Заказ № 100 (хоз. товар)» в группе Вашей компании. В заказе описывается товар, количество и желаемый срок поставки. Любой свободный менеджер Вашей компании берет этот заказ в работу, уточняет у клиента параметры заказа (наличие товара и т.п.) и вносит (или перегружает) в 1С: Предприятие 8. Управление торговлей.

Такой способ регистрации позволяет сделать процесс принятия заказа от покупателя прозрачным, выяснить неудовлетворенный спрос иуменьшить нагрузку на офис-менеджера/телефонную линию/менеджера по продажам.

Утверждение заказа руководителем

Заказы, которые требуют утверждения, передаются руководителю отдела продаж (назначается исполнитель задачи). Руководитель отдела продаж в случае проблем с дебиторской задолженностью устанавливает статус «Отложен». Если все в порядке - заказ возвращается менеджеру по продажам с пометкой «Согласован».

Весь процесс утверждения является электронным, поэтому информация не может быть потеряна или искажена.

Оформление, отслеживание счета на оплату

Для отправки счета покупателю по факсу менеджер создает подзадачу офис-менеджеру «Отправить счет». После отправки счета офис-менеджер отчитывается менеджеру по продажам «Счет отправлен, принимал Иванов А.». Также возможен другой вариант реализации данной схемы: покупатель электронно подписывает факт получения счета.

Для передачи электронной копии счета покупателю менеджеру достаточно прикрепить электронную версию счета к задаче.

Таким образом, уменьшается время на поиск причины неполучения счета покупателем.

Оформление первичных документов

Менеджер Вашей организации может оформить все документы и прикрепить к задаче электронные копии. Это значительно упрощает обработку накладных Вашему покупателю, он заранее знает, какой товар и в каком количестве к нему отправлен. Покупатель в любое время в режиме онлайн может обратиться к этой информации через сервис Task2B.ru.

Состояние заказа покупателя

С помощью сервиса Task2B.ru все участники процесса со стороны Покупателя и со стороны Вашей организации могут в реальном времени через Internet отслеживать текущее состояние счета.

Таким образом, отпадает необходимость сотрудникам Вашей компании тратить время на информирование всех участников процесса о состоянии счета.