Виртуальный офис-менеджер 

"Входящие счета"

Сервис Task2B.ruпозволяет Вам его использовать и как программу online Help Desk (Service Desk), и как онлайн веб Таск Мененджер (ToDoList), и как Project Manager), и как онлайн программу электронного документооборота (СЭД, ECM). Рассмотрим еще одно из возможных бесплатных (до 10 пользователей) применений Task2B.ru– Автоматизация бизнес-кейса «Входящие счета»

Бизнес-кейс «Входящие счета»

От поставщика получен счет - «Оплата компьютеров» на сумму 10000 рублей.

Офис-менеджер нашей компании: Сидорова

Ответственным за счет со стороны Поставщика является менеджер по продажам: Иванов

Ответственным за счет со стороны нашей организации является руководитель департамента ИТ: Петров

Финансовый контролер: Гладилина

Казначейство: Бухгалтер Федорова

Обычный порядок действий:

1)       Сидорова регистрирует счет

2)       Предает его в ИТ (Петрову)

3)       Петров сравнивает счет и полученные товары, подписывает, указывает желаемый срок оплаты

4)       Петров передает счет в финансовый отдел (Гладилиной)

5)       Гладилина проверяет достаточность денежных средств по бюджету, подписывает, указывает срок оплаты

6)       Гладилина передает счет в казначейство для оплаты (Федоровой)

7)       Федорова оплачивает счета, полученные от Гладилиной, с соответствии со сроком оплаты и наличием денежных средств

Основными задачами по управлению входящими счетами являются:

• Получение счета/регистрация
• Учет состояния входящих счетов
  • В процессе утверждения (прохождения счета по различным отделам)
  • Ожидает оплаты
  • Оплачено
  • Отложено
  • Отклонен, с причиной отказа
• Упорядочивание счетов по сроку оплаты, приоритету
• Информирование поставщика об оплате счета
•  Повышение лояльности поставщиков

Task2B.ru позволяет решить вышеописанные задачи и основные проблемы, с которыми сталкивается организация при обычной (бумажной) схеме работы:

• Потеря входящих счетов, полученных по факсу
• Потеря входящих счетов на этапе утверждения счета к оплате
• Трудозатраты сотрудников компании на информирование о состоянии счета

Решение с помощью Task2B.ru

Получение счета/регистрация

С помощью сервиса Task2B.ru как Ваши сотрудники, так и Ваш поставщик могут регистрировать счета к оплате и отслеживать их состояние (оплачен, ожидает оплаты и т.п.). Зарегистрированный счет доступен для просмотра как Поставщику, так и Вашей организации, поэтому потеря входящего счета (полученного как по факсу, так и в электронном виде) невозможна.

Регистрация счета поставщиком

Для регистрации счета Вашему Поставщику необходимо создать задачу, например, «Счет на оплату компьютеров» в группе Вашей компании. Офис-менеджер обрабатывает все нераспределенные счета, указывая сотрудника Вашей компании, ответственного за счет. Например, ответственным за счета по информационным технологиям является руководитель департамента ИТ, Петров.

Регистрация счета офис-менеджером

Для регистрации счета, полученного по факсу, офис-менеджер создает задачу, например, «Счет на оплату компьютеров», где назначает ответственного сотрудника со стороны Поставщика (Иванов) и со стороны нашей компании (Петров).

Утверждение входящего счета

Во многих компаниях счет поступает в бухгалтерию для оплаты только после прохождения одобрения (подписи) определенных сотрудников. Пример обычного маршрута счета:

1)       Ответственный за счет (контроль услуг/товаров)

2)       Финансовый отдел (контроль бюджета)

3)       Бухгалтерия (совершение платежа)

В сервисе Task2B.ru это реализовано с помощью механизма передачи задачи от одного исполнителя другому. Ответственный за счет (Петров) после контроля услуг/товаров передает его в финансовый отдел со своими электронными пометками и желаемым сроком оплаты (deadline). Далее счет проверяет финансовый отдел, указывает/изменяет (в случае необходимости) срок оплаты (deadline). Бухгалтерия оплачивает все поступившие счета с учетом указанного срока оплаты, приоритета и наличия денежных средств на расчетном счете.

Весь процесс прохождения счета является электронным, поэтому информация не может быть потеряна или искажена.

Состояние счета

               С помощью сервиса Task2B.ru все участники процесса оплаты счета со стороны Поставщика и со стороны Вашей организации могут в реальном времени через Internet отслеживать текущее состояние счета:

• В процессе утверждения (прохождения счета по различным отделам)
• Ожидает оплаты
• Оплачено
• Отложено
• Отклонен, с причиной отказа

Таким образом, отпадает необходимость сотрудникам Вашей компании тратить время на информирование всех участников процесса о состоянии счета.